Entenda o que é o SPED

O modo de prestar contas no Brasil está mudando. Nos últimos anos, um sistema tem sido muito utilizado para aumentar o controle da Receita Federal sobre as informações das empresas. Estamos falando do SPED (Sistema Público de Escrituração Digital). Trata-se de um ambiente eletrônico que une em um só lugar todos os dados contábeis que uma empresa tem de declarar ao Fisco. Acompanhe nossa explicação e tenha informações valiosas para ficar por dentro do assunto e evitar surpresas.

Como funciona o Sped?

O Sped veio para modernizar e simplificar o cumprimento das obrigações das empresas. Antigamente, as empresas tinham que manter toneladas de papéis com dados de contabilidade que deveriam ser prestados e analisados por um fiscal da Receita. Com o novo sistema, essas informações serão prestadas de forma digital, via internet.

Todos os arquivos enviados ao Sped deverão ter uma assinatura eletrônica, geralmente chamada de certificação digital, para garantir a autenticidade das informações prestadas pela empresa. Assim, esses documentos terão sua validade jurídica garantida, mesmo que sejam digitais.

Subdivisões do Sped

Para que a Escrituração Digital seja possível, todos os outros sistemas contábeis devem ser informatizados. O Sped é um projeto maior, dividido em vários subprojetos, visando a modernização do sistema. Confira:

NF-e/NFS-e – Notas Fiscais eletrônicas.

A NF-e (Nota Fiscal eletrônica) e a NFS-e (Nota Fiscal de Serviços eletrônica) vieram para substituir as notas fiscais de papel de modelo 1, 1-A e a Nota Fiscal de Produtor, modelo 4. Outro elemento importante desse projeto é o DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica), que é uma representação gráfica simples da NF-e e pode acompanhar uma mercadoria em trânsito.

CT-e – Conhecimento de Transporte eletrônico.

Esse documento visa documentar as prestações de serviços de transporte de cargas. Sua representação gráfica simplificada é o DACTE (Documento Auxiliar de Conhecimento de Transporte Eletrônico).

EFD – Escrituração Fiscal Digital.

O EFD, também chamado de Sped Fiscal, é um arquivo eletrônico que substitui os livros fiscais da sua empresa, unificando os Registros de Entradas e Saídas, de Inventário, de Apuração do ICMS e o Registro de Apuração do IPI em um só lugar. Esse arquivo, assinado digitalmente, deve ser transmitido via internet através do ambiente Sped.

ECD – Escrituração Contábil Digital.

A ECD, chamada de Sped Contábil, é outro arquivo que substitui os livros escriturais que não foram incluídos no Sped Fiscal, como o Livro Diário, o Livro Razão e seus auxiliares, além do Livro de Balancetes Diários, Balanços e suas fichas comprobatórias.

eSocial – Registro de funcionários.

O eSocial é um arquivo eletrônico que detalha a folha de pagamento de salários, pró-labore e dos trabalhadores autônomos. Ele também inclui os cálculos de recolhimentos previdenciários que incidem sobre os itens dessa folha de pagamento da sua empresa. Até o final de 2014, todos os empregadores deverão estar cadastrados no eSocial, inclusive as empresas do Simples Nacional e os Empregadores Domésticos.

Benefícios e complicações para as empresas.

Entre seus benefícios, o Sped facilita e unifica a prestação de contas, organiza as informações, combate a sonegação de impostos, reduz custos administrativos de emissão e armazenamento de documentos em papel, agiliza os procedimentos e aumenta a qualidade das informações prestadas.

Por outro lado, o Sped requer mais organização e agilidade das empresas quanto a prestação de informações. Por exemplo, se um empregador contratar um funcionário no dia 1º do mês, e só registrá-lo após dia 20, o sistema já gera automaticamente uma multa devido ao atraso do registro. Portanto, é preciso um controle mais rígido dos procedimentos para não ter de pagar multas desnecessárias.

Quem é obrigado a utilizar o Sped?

O Sped está em crescimento. No início, ele era obrigatório apenas para as empresas que optam pelo regime do Lucro Real. Hoje, praticamente todas as empresas que não optam pelo regime Simples Nacional são obrigadas a prestar informações via Sped, a não ser por algumas exceções definidas por cada estado. O eSocial é o sistema mais abrangente, e até o final do ano de 2014 será obrigatório a todos os empregadores.

O Sped já é o sistema usado para prestar contas pela maioria das empresas brasileiras. Você que é obrigado a usar, mantenha sempre o olho nos prazos. Você que ainda não precisa, fique ligado nas novidades. Gostou do nosso artigo? Comente.


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