Veja aqui tudo o que você precisa saber sobre a curva ABC

É óbvio que a administração de qualquer empreendimento, seja ele uma loja de produtos ou mesmo uma e-commerce, exige alguns procedimentos para que o resultado saia favorável. Esses mecanismos podem ser desde o planejamento das despesas até a gestão de estoque.

Especialmente neste quesito, existem certos instrumentos que podem auxiliar a coordenar os produtos pertencentes ao estoque e, dessa forma, aperfeiçoar os processos de vendas e reduzir os gastos.

Pensando nisso, preparamos um guia sobre um desses métodos: a curva ABC. A seguir, acompanhe tudo o que separamos sobre essa ferramenta. Veja!

O que é o Princípio de Pareto?

Antes de começarmos a explicar sobre a curva ABC, precisamos esclarecer a sua origem. A invenção desse sistema vem de uma teoria do economista italiano Vilfredo Pareto. Chamada de Princípio de Pareto, a ideia principal era que existe uma grande invariabilidade entre causas, efeitos, esforços, resultados, ações e objetivos, de forma que nenhum deles precisa de um grande trabalho para acontecer.

O que ele percebeu é que 80% da riqueza mundial estava centrada em 20% da população. A partir dessa percepção, ele desenvolveu um conceito chamado de 80/20. Essa teoria se tornou uma sensação na indústria, obtendo um grande destaque nas Mesas Redondas de Gerenciamento da Universidade de Nova York nos anos de 1940.

Como funciona a regra 80/20?

Para Pareto, 80% das nossas conquistas são porque, anteriormente, houve pelo menos 20% de esforço. De forma mais simplificada, isso significa que algumas poucas ações são as responsáveis pela maior parte dos resultados. E, em compensação, quanto mais ações, menores são as chances de resultados.

O que é a curva ABC?

Nesse contexto, chegamos à curva ABC, um método que há muito tempo tem ajudado empreendedores a lidar melhor com o que pode ser investido no estoque. Sabemos que uma quantidade grande de armazenamento de produtos pode acarretar mercadorias paradas e desperdício de dinheiro.

Também, uma pouca quantidade de artigos pode significar problemas nas vendas e, consequentemente, pouco rendimento, sem falar na possibilidade de os clientes escolherem seus concorrentes, já que, ao contrário de você, eles podem suprir as suas necessidades. Por isso, a curva ABC é uma ótima ferramenta para lidar com os erros de gestão de estoque.

Em uma definição mais básica, podemos dizer que ela é uma técnica de classificação em que é possível separar os itens de acordo com o seu nível de importância. Assim, eles são divididos em três categorias (A, B e C), definido um grau de importância e ordenado, respectivamente, do mais ao menos relevante.

Logo, com essas informações, é possível chegar a uma representação do gráfico de Pareto.

O que é o Gráfico de Pareto?

Também conhecido como Diagrama de Pareto, é um dos componentes que fazem parte do conceito da curva ABC. Esse gráfico auxilia o empreendedor a obter mais foco para identificar quais pontos precisam ser melhorados na administração do estoque.

Sua utilidade é para classificar problemas, defeitos e até opiniões de clientes. Dessa forma, o lojista pode realizar estudos e definir quais serão as próximas ações para melhorar o desempenho de sua loja.

É importante deixar claro que ele não identifica quais são as causas, mas é uma ferramenta que auxilia nessa busca. Por exemplo, o Gráfico de Pareto pode ajudar a nomear problemas, como falhas em peças, lotes de produtos com problemas na sua composição, cobranças incompletas, entre outros.

Apesar de utilizar o conceito da curva ABC, o Gráfico de Pareto foi desenvolvida nos anos de 1990, pelo consultor de negócios Joseph Juran. Juran achou uma medida igual à de Pareto para a disposição dos defeitos dos produtos.

O processo de descoberta dessa ferramenta se deu a partir de vários estudos em que Joseph descobriu que, mesmo com diversas ações para melhorar o desempenho das atividades comerciais, o que trazia a maior parte dos defeitos para as peças era, na verdade, o mínimo de atividades erradas.

Fazendo uma analogia com o Princípio de Pareto, então 80% das complicações eram causadas por 20% das ações. Pela associação dos dois conceitos, foi desenvolvido o Gráfico de Pareto.

Como funciona a curva ABC?

Para montar uma curva ABC, é importante considerar todo o mix de produtos armazenados em, pelo menos, um período de 12 meses. Depois, todos os artigos devem ser registrados de acordo com suas características comuns, como valor, tipo, quantidade, valor total (multiplicação do valor por unidade pela quantidade) etc.

Como a curva ABC ajuda na gestão de estoque?

Existem vários benefícios que a curva do ABC pode oferecer para o gestor. Entre eles, podemos encontrar:

Escolha de itens

A curva ABC oferece a oportunidade de fazer uma representação gráfica do comportamento do seu estoque, dessa maneira, é possível conhecer quais são os produtos que devem ter prioridade no negócio.

Se o empreendedor consegue saber essa informação, ele pode definir quais são as categorias que merecem atenção. Assim, os fluxos de entrada e saída são mais apropriados para cada produto e período da empresa.

Poucos riscos

Não significa que, com a curva ABC, não haverá riscos, porém, existirá uma diminuição considerável deles, principalmente daqueles que costumam atingir certos pontos. Além disso, quando o gestor consegue perceber quais são os itens de maior valor e impacto no estoque, ele pode descobrir se há necessidade de expandir as opções de oferta de fornecedores.

Isso é muito útil, por exemplo, em uma situação em que 80% da quantia relacionada ao elemento A da curva é direcionado a apenas um tipo de provedor. O resultado é que a loja tem grandes chances de perder quase todo o seu estoque se houver um problema com ele. Com a utilização da curva ABC, isso pode ser evitado.

Controle

Os dados fornecidos pela curva podem auxiliar a saber quais são os itens do departamento com mais saída. Uma dica é o empreendedor realizar o cruzamento das informações obtidas na ferramenta com os números de vendas. Dessa forma, ele pode saber se há conformidade entre as divisões da empresa e, assim, determinar qual produto é o mais vendido e tem mais importância.

Menos desperdício

Conforme o uso constante dessa ferramenta, o empreendimento começa a desenvolver um padrão de menos desperdício. Assim, ela diminui os seus custos e pode, obviamente, controlar melhor a quantidade de itens do estoque.

Além disso, o empreendedor pode, com os dados obtidos, aperfeiçoar sua maneira de lidar com esse departamento e definir quais produtos serão a prioridade. Portanto, ele é capaz de criar estratégias para elevar os lucros e obter melhores resultados.

Como calcular a curva ABC?

Neste tópico, vamos entender de uma forma mais prática como é possível calcular a curva ABC. Para isso, vamos dividir em alguns tópicos os passos para calculá-la, utilizando como exemplo uma gestão de estoque genérica. Acompanhe!

Classificação

A primeira coisa a se fazer é uma espécie de cadastro dos produtos. Aqui, deve-se juntá-los por unidade, características e preços. Faça uma lista com todos os artigos do seu estoque colocando-os em uma ordem. Após essa definição, começaremos o segundo processo, que é o cálculo dos valores.

Restruturação do valor total

Após a coleta desses dados, você organizará os objetos de maneira que seja desenvolvida uma lista com os maiores e menores produtos. Por exemplo:

●20 itens D com valor unitário de R$ 300,00;

●40 itens F com valor de R$ 200,00;

●140 itens G com valor de R$ 40,00;

●60 itens H com valor de R$ 80,00;

●10 itens J com valor R$ 400,00.

Após ordená-los por ordem decrescente, eles ficarão assim:

●F: R$ 8.000,00;

●D: R$ 6.000,00;

●G: R$ 5.600,00;

●H: R$ 4.800,00;

●J: R$ 4.000,00.

Depois, calcula-se o valor acumulado. Essa quantia está relacionada ao preço do produto somado com os anteriores. Por exemplo, somaremos o produto F, que vale 8.000, com o produto D, que vale 6.000. Dessa forma, o D ficará valendo 14.000. Isso deve ser feito com todos os produtos, respectivamente, menos o primeiro, pois ele não é o sucessor de nenhum. Veja como fica:

●F: R$ 8.000,00;

●D: R$ 14.000,00;

●G: R$ 19.600,00;

●H: R$ 24.400,00;

●J: R$ 28.400,00.

Concluída a soma, é hora de transformar os números em porcentagem. Isso deverá ser feito em relação ao valor total. Vamos usar o primeiro exemplo: sabemos que 100% é igual a 28.400, pois é o valor da soma total das quantias, então, precisamos saber quanto é o valor de F em porcentagem. Para isso, faremos a seguinte conta:

28.400 = 100

8.000 = F

Assim, cruzaremos esse valor, de forma que 28.400 será multiplicado por F e 8.000 será multiplicado por 100, e depois dividiremos os resultados. Dessa forma, temos 800.000/28.400, e o resultado é igual à percentagem de F. Então, F é igual a 28,1%. Entenda que essa conta deve ser feita com todos os produtos classificados. No nosso exemplo, o resultado será esse:

F: 28,1%

D: 49,2%

G: 69,0%

H: 85,9%

J: 100%

Definição de grupos

Agora que você já tem o valor em porcentagem dos itens do seu estoque, é hora de separá-los em três grupos: A, B e C. No primeiro, estarão os produtos de mais valor, peso ou volume e, como consequência, devem ter mais prioridade. Eles representam 20% dos itens e 70% do lucro.

No grupo B, colocaremos aqueles produtos que representam um valor intermediário, por isso, serão 30% do total e responsáveis por 20% dos ganhos. Já no último grupo estarão os produtos com menos importância e que levam mais tempo para serem avaliados. Eles são 50% do estoque e têm o menor valor, ou seja, 10%.

Depois de separá-los, vamos ordená-los em suas respectivas classificações. Os produtos ficarão assim:

  • Grupo A: F, D e G;

  • Grupo B: H;

  • Grupo C: J.

Quais softwares usar para fazer uma curva ABC?

Claramente, é possível fazer todo esse processo de forma manual, porém, existem softwares que podem ajudar a desenvolver o cálculo de maneira mais rápida e prática. Inclusive, é possível usar programas não tão específicos, como o Excel, para realizar esse procedimento.

Entretanto, no mercado, você achará softwares bem mais específicos, como ERPs. Eles são excelentes para realizar esse serviço e fornecem uma interface bastante intuitiva. Pensando nisso, neste tópico, vamos explicar como você pode escolhê-los. Confira!

Como escolher o ERP?

Aqui, separamos uma lista das principais características necessárias para esse tipo de programa. Acompanhe!

  • Mobile: com os smartphones cada vez mais acessíveis e poderosos, é impossível ter um ERP que não tenha funções para esse tipo de aparelho — e não só para celulares, como também para notebooks e tablets;

  • Especificidade: o ERP deve ter funções próprias para o setor no qual ele será utilizado. Um genérico pode não ser capaz de processar algumas operações, inclusive, não ter opções para fazer a curva ABC;

  • Integração: isso é muito importante nos softwares de gestão. Eles devem ser capazes de integrar as informações entre todos os funcionários do seu negócio, facilitando, assim, a comunicação entre as partes;

  • Nuvem: além de se integrar aos empregados, o ERP deve ter uma interface ligada à nuvem. Assim, é possível acessar de qualquer lugar os dados coletados e usar, por exemplo, o relatório feito a respeito da curva ABC para desenvolver estratégias. Na nuvem, ainda é possível armazenar todas essas informações;

  • Relatórios: outra função de extrema necessidade, pois é por meio dessas análises contidas no relatório que a sua curva ABC pode ser mais completa, para te ajudar a monitorar o seu estoque;

  • Suporte: esse auxílio é fundamental caso ocorra algum problema, ou você tenha dúvidas de como utilizar o software. Lembre-se de que essa assistência não deve ser de responsabilidade do setor de TI, e sim do desenvolvedor do ERP.

Como é feita a análise da curva ABC?

Nós já explicamos como calcular a curva, então, você já sabe que precisa listar todos os produtos com os valores de cada unidade e também a quantidade de objetos vendidos, junto da soma das vendas.

Após gerar a porcentagem, você vai dividi-los pelos grupos A, B e C, como visto no exemplo nos tópicos anteriores. Ao terminar esse procedimento, chegou a hora de separar quais apresentam maior volume de acordo com o resultado da porcentagem. É dessa maneira que você vai poder avaliar os seus produtos e saber quais deles são os mais importantes e devem ter prioridade na hora da gestão.

No caso do grupo A, que são os mais procurados, você já deve saber que eles não poderão faltar. A ideia aqui é aproveitar a informação adquirida com a curva e monitorá-los para nunca esquecer sua reposição — e fazê-la com antecedência.

Já nos grupos menores, eles são responsáveis pela estabilidade do negócio e auxiliam no aumento do tíquete médio. Dessa forma, eles servem como complemento na hora da venda do primeiro grupo.

Quais são os problemas ao usar a curva ABC?

Não há dúvidas de que utilizar o método da curva ABC traz diversos benefícios. Desde a oportunidade de ter uma visão mais ampla do valor dos itens, até como administrar o armazenamento e de que forma definir quais produtos merecem mais atenção, pois garantem um melhor faturamento para o comércio.

Porém, essa padronização em grupos pode dificultar que você tenha uma visão mais detalhada, mesmo que possa identificar problemas mais específicos.

Por isso, nós esclareceremos três situações em que a curva ABC pode não ser tão eficaz. Veja!

1. Aquisições de oportunidade

Sabemos que, por mais previsível que sua rotina com estoque possa ser, em algum momento, uma situação nova pode ocorrer. Nesse caso, existe a possibilidade de seu fornecedor realizar algum tipo de desconto.

Quando sua empresa aproveita essa oportunidade, ela está tentando obter mais rendimento do que o normal e, provavelmente, pedirá mais lotes do que o costume, para não perder o desconto.

A questão principal aqui é que é preciso fazer uma boa análise sobre o tempo que cada venda desses artigos levará para ser concretizada e a relação com o valor do capital de giro que será usado.

Isso é importante para evitar que o saldo acabe negativo ou que não seja possível quitar as despesas do empreendimento por causa desses gastos extras e, dessa forma, outros produtos não sejam comprados.

2. Periodicidade, redução da vida útil e fragilidade

Aqui, o destaque vai para a relevância de observar o comportamento comercial de cada tipo de objeto. Nesse contexto, é importante ter políticas de compras e avaliações do histórico de vendas bem precisas — se possível, utilizando dados de fases anteriores.

Salientamos que o objetivo é que, até o final das vendas, o estoque tenha muito poucos produtos, para que não haja prejuízo para a loja.

3. Revisão do método

Novamente, não contar tanto com a previsibilidade deve ser levado em consideração. Nesse caso, aconselhamos o costume de realizar atualizações na curva ABC, pois existem diferentes situações que podem ocorrer, como a mudança no preço, na produção, na quantidade de artigos requisitados etc. Tudo isso pode mudar os percentuais do seu estoque. Em consequência, um produto que era classificado no grupo A pode ir para o grupo C.

Há outras áreas em que se pode aplicar a curva ABC?

No último tópico, falaremos de mais áreas em que é possível utilizar a curva ABC. Daremos um destaque para o setor destinado aos clientes, porém, antes, vamos apresentar quais são os outros três tipos. Confira:

  • para identificar e priorizar produtos e materiais no estoque;

  • para saber quais são os pesos que cada artigo tem nas vendas gerais da empresa;

  • para poder reestruturar os processos de operação e também redefinir o tempo por meio do percentual.

Como usar a curva ABC para clientes?

Bem, como falamos, o quarto item está relacionado aos clientes. A curva ABC, quando usada para analisar a clientela, pode proporcionar uma boa oportunidade de classificação, baseada no 80/20.

Dessa maneira, é possível que você separe os seus clientes nos três grupos:

  • grupo A: destinado a aqueles clientes que proporcionam mais lucro ao seu empreendimento. Eles representam 80% do seu lucro. São os que investem nos itens mais caros e têm mais regularidade no seu negócio;

  • grupo B: são os que têm uma influência intermediária, nesse contexto, eles representam 15% do seu faturamento;

  • grupo C: esses são aqueles que mal frequentam o seu estabelecimento ou que sempre escolhem os produtos mais baratos. Eles são responsáveis por 5% do seu rendimento.

É importante saber que os números podem variar, afinal, cada empreendimento tem um comportamento diferente perante o mercado. Mas o método pode ser bastante eficaz para a maior parte das empresas, inclusive para uma loja virtual, por exemplo.

A ideia ao usar a curva ABC para classificar os clientes é conseguir definir sua clientela de uma maneira que você poderá preparar atendimentos específicos para cada tipo de pessoa. Por isso, é importante que essa categorização não seja muito simples. Assim, é interessante que você defina as características dos grupos e esboce perfis correspondentes.

Pense que, conhecendo bem seus clientes, você poderá pensar em estratégias para fidelizar o grupo A e também atrair e transformar os outros, para que eles cheguem ao patamar do conjunto prioritário.

Não é de hoje que a curva ABC se mostra uma excelente técnica para o controle de estoque e para cadastrar produtos. Ela traz muitos benefícios para o lojista, principalmente como uma forma de ter uma perspectiva mais ampla sobre o seu negócio, não só tratando dos materiais do estoque, como também da maneira de lidar com os clientes.

Destacamos que a classificação proporcionada pela curva facilita a identificação de prioridades e, portanto, diminui a chance de perder tempo com artigos que não trazem o lucro necessário e só ocupam espaço. Além disso, ela determina quais produtos precisam de mais reposição, auxiliando a organizar melhor o capital de giro.

Pensando na questão 80/20, fica claro que, cuidando dos 20% mais lucrativos do seu estoque, você conseguirá lidar com 80% das atividades de que o seu empreendimento precisa.

E não se esqueça: mesmo com a curva ABC auxiliando a sua rotina, ainda é importante realizar, periodicamente, balanços do departamento, para que, assim, você tenha um controle maior e atinja o resultado esperado.

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